Why it is necessary to map and model business processes as part of the implementation of a new information system

Warum es notwendig ist, Geschäftsprozesse im Rahmen der Einführung eines neuen Informationssystems abzubilden und zu modellieren

10.01.2022
Bei der Bestellung eines neuen Informationssystems erwarten wir, dass es uns dabei hilft, unsere strategischen Ziele zu erreichen und die Produktivität unseres Unternehmens zu steigern. Noch schlimmer ist es, wenn wir feststellen, dass das neu eingeführte System unsere Produktivität nicht steigert, sondern uns sogar langsamer macht und unsere Routinearbeit verkompliziert. Wenn Sie sich fragen, wie das möglich ist, handelt es sich häufig um einen sehr banalen Fehler, der jedoch weitreichende Folgen hat. Das Problem entsteht am Anfang durch dessen Unterschätzung oder durch das völlige Fehlen einer Analyse der Unternehmensprozesse, die bei der Ausarbeitung von Lösungen und späteren Anpassungen der Geschäftsprozesse hilfreich wäre um eine maximale Effizienz zu erreichen. Eine wichtige Tatsache, die oft übersehen wird, ist die eigentliche Rolle des Informationssystems innerhalb des Unternehmens. Die Haupttätigkeit des Informationssystems liegt in der Unterstützung gut etablierter Geschäftsprozesse - der Gedanke, dass durch die Einführung eines neuen Informationssystems die bestehenden Probleme gelöst werden, ist abwegig.

Um dieses Problem zu vermeiden ist es gut, die Notwendigkeit einer Analyse der Geschäftsprozesse von Anfang an zu berücksichtigen. Um maximale Effizienz zu erreichen sollte diese Analyse in drei Teile unterteilt werden: As-Informationsystem, To-Be und nach der Implementierungsphase. Obwohl es unterschiedliche Meinungen darüber gibt wann mit der Analyse begonnen werden sollte, sind wir bei Cleverbee der Meinung, dass es umso besser ist, je früher damit begonnen wird. Das Ergebnis des ersten Teils der Analyse kann ein wichtiger Bestandteil und eine Informationsquelle für den Entwurf selbst sein. Es ist zu spät mit der Erstellung des As-Informationsystem vor Beginn der Implementierung zu beginnen, wenn schon die Lösung entworfen wurde. Lassen Sie uns also vorstellen, was die einzelnen Phasen charaktisiert.

Der erste und sehr wichtige Teil ist das bereits erwähnte As-Informationsystem-Modell. In dieser Phase ist es notwendig, die aktuellen Geschäftsprozesse zu betrachten. Warum? Ziel dieser Phase ist es, die Probleme des Unternehmens genau kennen zu lernen und zu erfahren, wie das Unternehmen funktioniert und und wie es seine Probleme löst. Ohne dieses Wissen ist es sehr schwierig ein Informationssystem zu entwerfen. Sehr oft stoßen wir auf Anforderungen und Ideen zu einem neuen Informationssystem von Seiten der Geschäftsleitung. Diese Ideen sind aber sehr oft weit entfernt davon was die untergeordneten Mitarbeiter, die mit der bereitgestellten Lösung arbeiten, brauchen. Daher ist es notwendig zu verstehen, was möglich ist, wie die Endnutzer mit dem bereitgestellten System arbeiten werden und ob das neue Informationssystem die Endnutzung möglicherweise verzörgern wird.

Wir befinden uns jetzt in der Phase, in der wir die As-Informationssystem-Analyse fertig haben und mit der Erstellung einer Konzeption der Lösung beginnen. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um sich die Ergebnisse anzusehen und sie der vorgeschlagenen Umsetzung zuzuordnen. Aber das ist nicht alles. Wir verfügen bereits über genügend Informationen, um mit der Rationalisierung von Prozessen zu beginnen, neue Prozesse zu entwerfen, alte zu streichen und notwendige Änderungen vorzunehmen. Ziel dieser Änderungen ist es die Prozesse so zu optimieren, dass sie mit der angebotenen Lösung übereinstimmen und somit die gewünschten und erwarteten Ergebnisse erzielen. Daneben können viele einfachere Probleme durch die Anpassung von Geschäftsprozessen effizienter und kostengünstiger gelöst werden als durch den Einsatz eines Informationssystems. Wie bereits erwähnt, ist das System keine Problemlösung, sondern eher ein Instrument zur Unterstützung gut gestalteter Prozesse. Wir werden alle oben erwähnten Modifikationen in das To-Be-Modell integrieren, welches den angestrebten zukünftigen Zustand darstellt.

Auch wenn es den Anschein hat, dass mit der Umsetzung alles erledigt ist, ist es wichtig, die letzte Phase durchzuführen. In dieser Phase analysieren wir die realen Unternehmensprozesse nach der Einführung des neuen Informationssystems. Oft wird nur ein Teil der Anpassungen in die Praxis umgesetzt, und es ist daher sinnvoll herauszufinden, welche Effizienz tatsächlich erreicht wurde und wie man sie mit kleinen Anpassungen noch effektiver gestalten kann. Dabei geht es vor allem um die Feinabstimmung der Details und der kleinen Probleme im Zusammenhang mit der Optimierung.

Was also bedeutet das alles? Wenn Sie wirklich Verbesserungen und echte Ergebnisse erzielen wollen, müssen Sie keine Angst davor haben, eingehend ihre Geschäftsprozesse zu analysieren. Nur so kann ein System entstehen, das eine echte Chance hat etwas zu verbessern und damit richtig konfigurierte Geschäftsprozesse zu unterstützen. Möchten Sie mehr wissen? Haben Sie keine Angst und nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen gerne mit einer Analyse Ihrer Geschäftsprozesse, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen.