Systémy na schvalování smluv a schvalování investic pro DPP

 

Většina společností řeší problematiku vytváření a uzavírání smluv a investičního plánu. Stejně se s ní potýkal i DPP.

Dopravní podnik hl. m. Prahy (DPP) patří mezi nejvýznamnější provozovatele městské hromadné dopravy na území České republiky.  DPP se rozhodl zjednodušit a převést do elektronické podoby systém schvalování smluv a schvalování investic.

 Jeho úkolem je hlavně udržovat si přehled nad životním cyklem smlouvy od jejího návrhu přes připomínky až po schválení a archivaci. Plánování investičních akcí dnes Dopravní podnik hlavního města Prahy  realizuje prostřednictvím Adobe LiveCycle.

Smlouvy

Většina společností řeší problematiku vytváření a uzavírání smluv. Stejně se s ní potýkal i DPP. Tento proces zahrnuje nejen interní připomínkovací a schvalovací proces, ale i komunikaci s protistranou a externími právníky. Tento proces dovede být velmi pomalý a neřízený – definovaný jen pomocí nařízení či zvyklostí. U takového procesu je velmi složité zjistit aktuální stav schvalování konkrétní smlouvy, a dokonce se i může stát, že se smlouva ztratí. Důsledkem potom bývají finanční ztráty způsobené opožděným uzavíráním smluv. Řešením je elektronizace procesu i dokumentu a nastavení správných parametrů tohoto procesu (SLA).

Elektronické smlouvy vznikají následovně: vytváření smlouvy, připomínkování, upravování, schvalování, podepisování a archivace. Proces řeší i vícestupňové (cyklické) upomínkování a schvalování. Povinní připomínkující a schvalující účastníci jsou definováni typem smlouvy. Dále je možné přidávat také další účastníky procesu jako nepovinné připomínkovatele.

Systém zabezpečuje dohled nad celým procesem včetně kontroly nad plněním termínů  úkolů. Proces umožňuje také zapojení externích účastníků procesu bez nutnosti jejich začlenění do podnikové infrastruktury. Externí účastníci zpracovávají přiřazené úlohy v podobě PDF formuláře, doručené prostřednictvím e-mailu, který vyplní a odešlou zpět.

Všichni účastníci si tak vystačí s běžnými prostředky jako e-mail, webový prohlížeč či zdarma poskytovaný program Adobe Acrobat Reader. Garant smlouvy – tj. člověk zodpovědný za její vytvoření – použije navíc MS Word a Adobe Acrobat. Výstupem je elektronicky schválený a podepsaný dokument.

Požadavky

  • Kontrola plnění úkolů jednotlivých připomínkovatelů a schvalovatelů procesu.
  • Zabezpečení autentičnosti připomínek jednotlivých připomínkovatelů.
  • Správa přístupů ke smlouvám.
  • Variabilně definovaná množina účastníků schvalovacího procesu.
  • Podpora archivace dle ISO normy ve formátu PDF/A.
  • Vzhled řešení dle korporátního designu DPP.

Elektronické workflow připomínkování a schvalování smluv s dodavateli a odběrateli pro DPP je postavené na Adobe LiveCycle.

V rámci celého cyklu připomínkování a schvalování je dokument dostupný pouze s vodoznakem a k jeho odejmutí dochází až po úplném schválení smlouvy.

Elektronický proces dále nabízí interaktivní rozhraní pro přehled všech dokumentů včetně všech verzí. Rozhraní umožňuje vyhledávat, filtrovat a řadit dokumenty dle zadaných atributů.

Všechny dokumenty jsou uloženy v dokumentovém úložišti, a jsou tedy stále dostupné definovaným skupinám uživatelů v aktuální i historické podobě. V tomto úložišti je návrh smlouvy, návrhy digitálně podepsané od jednotlivých schvalovatelů a připomínky.

Proces schvalování dokument:

Uživatel – garant – zaregistruje návrh smlouvy pomocí webového formuláře vyplněním základních atributů.

Garantovi je přidělena úloha přiložení návrhu smlouvy. Ten zároveň vyplní detailní informace o smlouvě (smluvní strany, typ smlouvy, částka, způsob platby, způsob ukončení smlouvy atd.). Podle typu smlouvy je definován seznam povinných připomínkovatelů a schvalovatelů.

Garant může zároveň z dynamického seznamu uživatelů vybrat nepovinné připomínkovatele. Je potřeba také přiložit návrh smlouvy v MS Word nebo jiném formátu zkonvertovatelném do PDF.

Všem připomínkovatelům (povinným i nepovinným) je přidělena úloha, v rámci které musejí připomínkovat návrh smlouvy v PDF. Díky Adobe Reader Extensions mohou připomínkovat v Adobe Acrobat Readeru, který je zdarma.

Všechny připomínky jsou automaticky zapracovány do jednoho dokumentu, který se vrátí garantovi k zapracování. Pak garant rozhodne, zda proběhne další kolo připomínek, nebo zda předá návrh ke schvalování.

Pokud text postoupí do schvalování, obdrží všichni schvalovatelé návrh smlouvy. Musejí rozhodnout, zda smlouvu schvalují, či nikoliv, což stvrdí svým digitálním podpisem.

Pokud je smlouva všemi schválena, pokračuje proces podpisem smlouvy. Pokud alespoň jeden schvalovatel text neschválil, musí garant rozhodnout, zda smlouvu upraví a znovu předá k připomínkování, nebo zda návrh smlouvy zruší.

Schválenou smlouvu dostane na starost jeden administrátor, který ji i se schvalovacím protokolem vytiskne a nechá fyzicky podepsat smluvními stranami. Nakonec se podepsaná smlouva archivuje.

Architektura řešení

  • Adobe LiveCycle Reader Extensions
  • Adobe LiveCycle PDF Generator
  • Adobe LiveCycle Process Management
  • Adobe LiveCycle Rights Management
  • Adobe Acrobat Standard
  • Adobe Acrobat Reader

Přínosy řešení

  • Automatické eskalování nevyřízených aktivit procesu po vypršení časového limitu.
  • Automatická archivace schválených smluv.
  • Zrychlení procesu schvalování smluv.
  • Možnost monitorování stavu všech procesů.
  • Zvýšení bezpečnosti procesu schvalování smluv a uchovávání smluv.

Investice

Stejně jako další velké společnosti, i DPP potřeboval vytvářet a schvalovat svůj investiční plán. Schvalování investičního záměru je komplikovaný vícestupňový proces, do kterého se zapojuje celá řada oddělení společnosti. Během schvalovacího procesu je návrh investičního záměru revidován jak z odborného, tak z hlediska finančního. Schvalování probíhá v krátkém časovém období při zapojení relativně velkého počtu účastníků.

Pokud proces není podpořen elektronickým systémem, je velmi obtížné zjistit aktuální stav navržených a schválených investičních záměrů, není zajištěn „řízený“ oběh dokumentů ani jejich zabezpečení. Snadno může dojít ke ztrátě či záměně jednotlivých verzí, nehledě na to, že je celý proces časově velmi náročný. S tím od nás DPP potřeboval pomoci.

DPP jsme dodali řešení založené na elektronickém procesním schvalování návrhu investiční akce. Skládá se z těchto hlavních kroků: vytváření, revidování a schvalování návrhu. Základní osa procesu je konstruována podle interních směrnic.

Řešení je napojeno na centrální datové úložiště a zajišťuje zabezpečení souborů v průběhu procesu. Dokumentové úložiště automaticky ukládá jednotlivé verze dokumentů a současně je zajišťuje proti případným ztrátám včetně systémového zálohování dat.

Navržený systém je připraven i na řešení nenadálých situací. Správci procesu mají k dispozici nástroje, kterými mohou snadno postihnout chybné zadání jednotlivých účastníků a nastavit správné parametry jednotlivých schvalovacích procesů. Jednoduše mohou měnit účastníky procesu, a to i na úrovni předdefinovaných skupin a navázaných organizačních složek.

Velký důraz jsme kladli na příjemné uživatelské rozhraní, které musí nabídnout maximální komfort a minimalizovat časovou náročnost. Úkoly jsou zobrazovány v přehledných tabulkách s možností výběru a řazení jednotlivých sloupců.

Formuláře žádostí obsahují interaktivní nápovědu a kontrolní funkce, takže je uživatel na případnou chybu ihned upozorněn. Každá verze formuláře je uložena ve formě PDF dokumentu v centrálním dokumentovém úložišti. Všechny přehledy o úkolech a žádostech jsou snadno exportovatelné do dokumentů kompatibilních s MS Excel.

Architektura řešení:

  • Adobe LiveCycle PDF Generator
  • Adobe LiveCycle Process Management
  • Adobe Acrobat Reader

Přínosy řešení

  • Automatické eskalování nevyřízených aktivit procesu po vypršení časového limitu
  • Automatická archivace všech stavů návrhu investiční akce
  • Možnost monitorování stavu všech procesů
  • Zvýšení bezpečnosti procesu schvalování návrhu investiční akce

Pojďme se potkat