Dokumentenplattform - Adobe LiveCycle

Cleverbee als Implementierungspartner der IT-Lösungen bringt in Zusammenarbeit mit Adobe Lösungen, die eine äußerst effiziente und schnelle Elektronisierung und Automatisierung von Prozessen anbieten, die sonst per E-Mail oder in Papierform ohne jede Möglichkeit einer weiteren Benutzung der Daten ablaufen.

Mit Hilfe der Dokumentenplattform von Adobe können folgende Aufgaben sehr effektiv gelöst werden:

• Archivierung von Dokumenten,
• Sicherheit von Dokumenten,
• Personendatenschutz,
• sicheres Offline- und Online-Arbeiten mit Dokumenten,
• Dokumentenfluss durch die Firma und die dazugehörigen Prozesse (z. B. Abstimmung von Rechnungen),
• Datenzusammenstellungen (z. B. Kundenabrechnungen),
• Präsentation von Dokumenten im Internet,
• Kommunikation mit dem Kunden und Unterstützung von Marketingaktivitäten
• und viele weitere Bereiche.

In jeder Firma gibt es Prozesse, deren Implementierung in umfangreiche Informationssysteme einen zu hohen Zeitaufwand erfordern würde und auch sehr kostspielig wäre. Deshalb laufen solche Prozesse üblicherweise in Papierform oder per E-Mail ab. Die Technologie von Adobe hat sich mit dieser Problematik auseinandergesetzt und einen Weg gefunden, um den Prozess möglichst effektiv zu gestalten und wertvolle Daten daraus zu gewinnen.

Das allgemein verbreitete Format PDF (Portable Document Format) bildet ein elektronisches Medium, mit dem auf die gleiche Art und Weise gearbeitet werden kann, wie es bis heute mit einem Papierdokument möglich ist. Darüber hinaus ermöglicht es aber auch den Lebenszyklus der Dokumente zu steuern und die Fragen der rechtlichen Relevanz der elektronischen und Papierdokumente zu lösen.

Ein PDF-Dokument kann XML-Texte und Felder, Nummernverzeichnisse, Logiken, Zugriffsrechte auf das Dokument und viele andere Eigenschaften enthalten, die für einen reibungslosen Übergang zwischen der Papierform und dem Informationssystem sorgen. Das Ergebnis heißt dann die Formulartechnologie Adobe LiveCycle.

Die Generierung von Formularen und die Verwaltung von Dokumenten erfolgen in Adobe LiveCycle. Ein normaler Anwender braucht zur Arbeit mit Adobe PDF-Formularen den Acrobat Reader, der n den meisten Computern (etwa 95 %) auf der ganzen Welt installiert ist.

Adobe LiveCycle ermöglicht die Integration mit den bisher verwendeten Systemen, wodurch ein sehr leistungsfähiges Informationssystem entstehen kann, das diejenigen Prozesse unterstützen kann, bei denen heute immer noch vorwiegend die Papierform benutzt wird.

Für Firmen und Behörden stellt PDF eine einheitliche Plattform dar, mit der sie in der Lage sind, verschiedene Typen von Papierdokumenten beginnend mit Formularen über nicht strukturierte Dokumente bis hin zu technischer und Projektdokumentation zu ersetzen.

Mit Hilfe von PDF können auch Akten mit mehreren Dokumenten erstellt werden, in die dann bestehende Papierdokumente transformiert werden können. Dadurch erweitern sich die Möglichkeiten der Papierform erheblich. Für die Echtheitsprüfung des Dokuments spielen Eigenschaften wie elektronische Unterschrift, Sicherung der vollen Integrität des unterzeichneten Inhalts, Sicherung des Dokuments gegen unerlaubte Änderungen und langfristiges Archivieren solcher Dokumente eine ganz bedeutende Rolle.

Dank diesen Eigenschaften wurde PDF in vielen Ländern der Welt zum Standard bei elektronischen Dokumenten. Unter Computer- und Internetbenutzern zählt PDF zu den meistverbreiteten Dokumentenformaten. Seine Norm für das langfristige Archivieren ist ein ISO-Standard, der so konzipiert wurde, dass die Anforderungen an die rechtliche Gültigkeit erfüllt sind.

In Verbindung mit einem auf dem Dokumentmanagementsystem basierendem Dokumentenarchiv handelt es sich um eine leistungsfähige IT-Lösung, dass den Anforderungen an langfristige Archivierung, Audits, Sicherheit usw. Rechnung trägt.

Im Bereich der DMS-Lösungen bauen wir entweder auf eine qualitativ hochwertige Plattform ECM Alfresco oder auf das bestehende System des Kunden. Durch Verbindung dieser Produkte und dank unseren Kompetenzen sind wir in der Lage, für eine effiziente Kommunikation auch dort zu sorgen, wo Online-Systeme meistens an ihre Grenzen stoßen.