Dokumentová platforma - Adobe LiveCycle

Společnost Cleverbee jako implementační partner IT řešení, přináší společně s firmou Adobe řešení, které umožňuje velmi efektivně a rychle elektronizovat a zautomatizovat procesy, které jinak probíhají e-maily nebo v papírové formě bez možnosti dalšího využití dat.

S využitím dokumentové platformy Adobe lze velmi efektivně řešit:

• Archivaci dokumentů 
• Bezpečnost dokumentů
• Ochranu osobních údajů
• Bezpečnou off-line i on-line práci s dokumenty
• Procesy a pohyb dokumentů ve firmě (např. akceptace faktur)
• Hromadné sestavy (např. vyúčtování služeb zákazníkům)
• Prezentace dokumentů na webu
• Komunikaci se zákazníkem podporu marketingových aktivit
• A další oblasti

Ve firmě vždy existují procesy, jejichž implementace by byla do rozsáhlých informačních systémů časově a finančně náročná. Z tohoto hlediska obvykle probíhají v papírové podobě nebo formou e-mailů. Technologie od Adobe přistoupila filozoficky k této problematice způsobem, který dokáže proces maximálně zefektivnit a vytěžit z něj cenná data.

Známý, obecně používaný formát PDF (Portable Document Format), vytváří elektronické médium umožňující stejný styl práce, jaký je dodnes reprezentován papírovým dokumentem. Mimo to, ale umožňuje správu životního cyklu dokumentů a řešení právní relevance papírového a elektronického dokumentu.

PDF dokument může obsahovat XML texty a pole, číselníky, logiku, přístupová práva k dokumentu a mnoho dalších vlastností a zajistit tak plynulý přechod mezi papírovou formou a informačním systémem. Výsledkem je formulářová technologie Adobe LiveCycle.

Generování formulářů a správa dokumentů probíhá v Adobe LiveCycle. Běžný uživatel používá pro práci s Adobe PDF formuláři běžně rozšířený Acrobat Reader, světově rozšířený na většině počítačů (cca 95%).

Adobe LiveCycle umožňuje integraci s dosavadními používanými systémy, čímž může vzniknout vysoce výkonný informační systém, vytvářející podporu těch procesů, ve kterých dnes převládá papír.

Pro firmy a úřady představuje PDF jednotnou platformu, pomocí které jsou schopny nahradit různé typy papírových dokumentů, počínaje formuláři, přes všechny nestrukturované dokumenty až po projektovou a technickou dokumentaci.

Pomocí PDF lze vytvářet spisy obsahující více různých dokumentů a transformovat do nich současné papírové dokumenty a tak možnosti papíru rozšířit. Důležitým z hlediska ověření pravosti dokumentu je schopnost nést elektronický podpis, zajištění plné integrity podepsaného obsahu, možnost zabezpečení dokumentu proti neoprávněnému nakládání a možnost takové dokumenty dlouhodobě archivovat.

Díky uvedeným vlastnostem se PDF stalo v mnoha státech světa standardem elektronického dokumentu a mezi uživateli počítačů a internetu jde o jeden z nejrozšířenějších dokumentových formátů. Jeho norma určená pro dlouhodobé archivování je ISO standardem a je vytvořen tak, aby vyhověla požadavkům legislativy na právní validitu.

V kombinaci s úložištěm dokumentů pomocí DMS (document management system) se jedná o velmi výkonné IT řešení plně respektující požadavky na dlouhodobou archivaci, auditing, bezpečnost atd.

V oblasti DMS řešení se např. opíráme o velmi kvalitní platformu ECM Alfresco nebo o stávající systém zákazníka. Spojením těchto produktů a naší kompetencí jsme schopni zabezpečit efektivní komunikaci i tam, kde on-line systémy „pokulhávají“.